Filter Data Dalam Microsoft Excel

Seringkali dalam pekerjaan dihadapkan dengan banyak sekali data dari berbagai tabel, dimana setiap tabel mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Jika memerlukan informasi yang cepat dan akurat dari tabel tersebut, maka perlu dilakukan penyaringan atau filter terhadap data tersebut. Pemfilteran tersebut dapat dilakukan dengan mudah dengan menggunakan software pengolah angka.

Microsoft Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data yang dikenal dengan nama Filter Data. Filter data adalah hanya menampilkan data yang memenuhi kriteria tertentu. Filter data dapat dilakukan untuk kolom-kolom dalam Microsoft Excel sesuai dengan tipe datanya. Microsoft Excel menyediakan tiga bentuk filter data, yaitu filter teks, filter angka dan filter tanggal.

Adapun cara untuk memfilter data adalah :

1. Blok header tabel
2. Klik Tab Home, pilih subtab Editing, klik Sort & Filter serta pilih Filter atau Klik Tab Data dan pilih Filter
3. Kemudian di header tabel akan keluar tanda panah
4. Selanjutnya, Klik tanda panah pada header tabel yang akan dilakukan filter data, misalnya kolom Akhir
5. Pilih yang mau ditampilkan 
6. Klik Ok

Jika ingin menfilter dengan kriteria tertentu, caranya adalah :

1. Ulangi langkah 1-4 seperti cara filter biasa
2. Misalnya ingin menampilan Nilai Akhir yang terletak diantara 70-90, maka klik Number Filters, klik between
3. Kemudian tampil jendela di bawah ini, kemudian ketik 70 di is greater than or equal to dan ketik 90 di is less than or equal to
4. Klik Ok

Cara Mengurutkan Data Tabel Secara "Ascending dan Descending"

      Kita dapat mengurutkan data dalam satu database baik secara ascending (urut naik) maupun descending (urut turun) . Proseduryang perli kita ikuti untuk mengurutkan data tersebut adalah sebagai berikut :

1.              Sorotlah rabge database yang ingin kita urutkan. Range yang di sorot itu mencakup seluruh nama file beserta data data yang ada di bawahnya . untuk contoh ini , sorotlah database siswa pada gambai denagn range seluas A1:E21.

2.             Klik lah menu data > sort, sehingga kotak dialog sort akan muncul seperti berikut 

3.              Pada bagian My LIst Has , klik lah tombol header row jika kita menyorot range yang mencangkup baris judulnya dan NO header row jika kita tidak menyertakan baris judul pada range data yang disorot .

4.             Pada bagian sort by kliklah kunci pengurutan yang kita inginkan , misalnya kita ingin mengurutkan data siswa berdasarkan NIS (nomor induk siswa , maka kliklah NIS pada daftar pilihan sort by . kemudian lanjutkan pada pengurutkan kedua dengan mengklik tombol daftar pilihan Then by . pilihlah tanda Ascending jika kita ingin mengurutkan data dari angka yang terkecil ke yang besar (dari huruf A ke Z) , atau jika kita ingin mengurutkan data dari yang besar ke yang kecil .

5.             kliklah OK jika telah selesai .

MEMBUAT GRAFIK MICROSOFT EXCEL DAN MEMODIFIKASI NYA

1.    MEMBUAT GRAFIK

a.    Membuat grafik (Chart)

1. Seleksi data yang akan dijadikan grafik

2. Aktifkan ribbon Insert, pada grup Charts klik dropdown jenis chart yang diinginkan

3. Pada menu yang muncul pilih bentuk chart, kemudian klik, maka secara otomatis akan muncul gambar Chart.

4. Posisi chart dapat dipindah, diperbesar atau diperkecil seperti memperlakukan gambar (gunakan Fill Handel di susut kanan bawah chart)

Apabila chart diaktifkan (di klik), maka secara otomatis menu bar khusus (chart tools) akan aktif. Terdapat 3 ribbon yaitu: Design, Layout dan Format, yang berfungsi untuk:

b.    Mengubah bentuk grafik

1. Aktifkan ribbon Design, pada grup Chart style pilih bentuk chart yang diinginkan

2. Untuk melihat koleksi bentuk chart, tekan dropdown.

2.    MEMODIFIKASI GRAFIK

a.    Mengganti type grafik (Chart Type)

1. Aktifkan ribbon Design, pada grup Type, klik Change Chart

2. Akan muncul menu, pada kolom sebelah kiri adalah folder jenis, dan kolom sebelah kanan adalah contoh bentuk, pilih jenis dan bentuk, lalu klik.

b.    Mengubah sumber data grafik

Aktifkan ribbon Design, pada grup data klik Switch Row/Column

c.    Mengubah layout grafik (Chart Layout)

1. Chart Layout adalah untuk merubah tata letak dan judul-judul data tertentu

2. Aktifkan ribbon Design, klik dropdown pada grup Chart Layouts

d.    Mengatur judul grafik (Title Chart)

1. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Labels, klik dropdown ikon Chart Title, yang berisi:

- None, tidak menampilkan chart title

- Centered Overlay title, judul chart ditempatkan di tengah atas dengan menindih bagian asat chart

- Above Chart, untuk menampilkan judul diatas chart

- Move title Option, untuk pengaturan lebih lanjut

2. Setelah muncul kotak Chart Title, klik kotak tersebut dan tik judul chart-nya.

e.    Mengatur sumbu judul (Axis Titles)

1. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Lables klik dropdown Axis Titles

2. Terdapat dua pilihan, yaitu untuk sumbu Horizontal dan sumbu Vertical

f.     Mengatur legenda (Legend)

1. Legend adalah penjelasan yang diberikan terhadap visualisasi data pada suatu chart

2. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Labels klik dropdown Legend, pilih legenda yang diinginkan.

g.    Mengatur Data Labels

1. Data labels adalah untuk memberikan nilai pada setiap satuan chart

2. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Labels, klik dropdown Data Labels, untuk menggunaknnya klik Show, dan untuk menghilangkan klik None.

h.    Mengatur Axis dan Griddlines

1. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Axes, untuk mengatur Axis (Horizontal-Vertical) klik ikon Axis

2. Sedangkan untuk mengatur Gridlines (Horizontal-Vertical) atau garis dalam table klik Gridlines

i.      Mengatur latar belakang chart

1. Latar belakang chart terbagi menjadi 2 bagian yaitu wall (dinding) dan Floor (lantai)

2. Untuk memberi gambar wall. Aktifkan ribbon Layout, pada grup Background, klik dropdown Chart Wall, pilih More Walls Options…

3. Akan mundul kotak dialog Format Walls, Pada bagian Fill, pilih Picture or Texture Fill

4. Pada dropdown Texture, pilih background yang diinginkan.

5. Atau untuk memilih gambar lain, pada bagian Insert From, pilih gambar yang akan diambil, From File, Clipboard, Clip Art.

6. Begitupun untuk memberi gambar Lantai pilih dropdown Chart Floor pada ribbon Layout, grup Background, langkahnya pengisiannya sama (berlaku untuk model 3-D)

7. Untuk menghilangkan Background, pilih None, baik untuk Chart Wall maupun Chart Floor.

MENGIDENTIFIKASIKAN SEL ABSOLUT DAN SEL RELATIF

I.                    SEL ABSOLUT DAN SEL RELATIF

             * Sel absolut adalah sel yang tidak berubah jika disalin

              *Sel relatif adalah sel yang berubah jika disalin

Cara untuk memasukkan alamat sel absolut adalah dengan menekan tombol F4.

Sel absolut diwakili oleh tanda dolar ($)

Contoh:

1.      Buat tabel seperti berikut ini.

2.      Untuk menghitung harga jual rumusnya adalah harga asli barang yang bersangkutan X nilai discount. Langkahnya, klik di sel C5. Ketikkan tanda “=” dan arahkan kursor ke alamat sel yang akan dihitung. Selanjutnya tekan Enter.

   

3.      Salin rumus di atas.

4.      Hasil di atas adalah salah. Itu adalah contoh sel relatif.

5.      Untuk membetulkan, klik sel C5. Pada formula bar, klik mouse di antara huruf B dan angka 1.  Tekan tombol F4 untuk memberi alamat absolut pada sel B1.

                    

6.                  Akan muncul tanda dolar. Selanjutnya tekan Enter. Salin rumus ke bawah.

7.                  Klik ikon Save untuk menyimpan kembali. 

II.                  Penjumlahan pada Excel

Fungsi penjumlahan ini dengan menggunakan formula atau rumus COUNTIF dan SUMIF. Ini adalah salah satu variasi dalam penjumlahan pada excel dengan menggabungkan antara fungsi penjumlahan dengan fungsi IF.
Fungsi COUNTIF bukan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang berada pada cell, melainkan menjumlahkan berapa banyak data yang termasuk dalam persyaratan (kategori tertentu).

Kalau kita ingin menjumlahkan data pada range tertentu dengan menggunakan sebuah persyaratan atau criteria maka kita menggunakan rumus SUMIF.
Pada sesi ini kita akan berlatih fungsi COUNTIF.
Kasus: Carilah ada berapa siswa yang lulus dan gagal dari sejumlah siswa yang mengikuti tes. Masukkan data dalam tabel dibawah ini dalam sheet excel:

Tips: Untuk mencari hasil LULUS/GAGAL gunakan rumus logika “IF statement”.

Selanjutnya pada cell C11 ketikkan rumus sebagai berikut (tanpa tanda kutip): ”=COUNTIF(C2:C9;"LULUS")” Artinya kita akan mencari ada berapa kata ”LULUS” pada cell C2 sampai C9.

 Pada cell C12 ketikkan rumus sebagai berikut (tanpa tanda kutip): ”=COUNTIF(C2:C9;"gagal")”. Artinya kita akan mencari ada berapa kata ”GAGAL” pada cell C2 sampai C9. Perhatikan bahwa penggunaan huruf besar maupun kecil pada rumus dianggap sama.Hasil yang akan diperoleh sebagai berikut:

III.                II.Penggunaan AutoFill

 Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat.

IV.                Memulai Buat Dokumen

 Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”  pada Cell aktif tersebut.

# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan  dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

MEMBUAT DOKUMEN PENGOLAH ANGKA DENGAN VARIASI TEKS, TABEL, GRAFIK, GAMBAR, DAN DIAGRAM

MEMBUAT DOKUMEN

11.    Menu Standar

a.       Membuat Dokumen Baru
Buku Kerja (workbook) baru secara otomatis akan disediakan oleh Excel ketika kita membuka program Excel. Buku kerja tersebut tersusun dari beberapa lembar kerja (worksheet).
Buku kerja baru dapat kita buat dengan menggunakan perintah New. Untuk menggunakan perintah New langkah-langkahnya sbb :

1)       Klik Office Button

2)       New

3)        Blank and Resent Blank Workbook

4)        Creat

Selain melalui office button, kita juga dapat melakukan perintah New dengan klik ikon New yang terdapat pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan tombol Ctrl + N pada Keyboard.

b.       Menyimpan Dokumen
Dokumen yang kita buat sebaiknya disimpan untuk antisipasi kebutuhan dokumen di lain hari. untuk menyimpan dokumen Excel langkah-langkahnya sbb :

1)    Klik Office Button

2)    Pilih Save untuk menyimpan dengan format dokumen Excel 2007 (format .xlsx). Pilih Save As jika ingin menyimpan dengan format lain misalnya menyimpan dengan format excel 97-2003 (format.xls)

3)     Tentukan lokasi penyimpanan dengan klik pilihan pada kotak Save in.

4)     Ketik nama dokumen pada kotak File name.

5)     Klik tombol Save.

Cara di atas adalah cara menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama dan format baru. Untuk menyimpan dokumen lama yang diperbaharui caranya :

1)    Klik Office Button

2)    Klik Save
Dapat juga dengan klik ikon Save yang terdapat pada Quick Accses Toolbar.

c.        Menutup Dokumen
Setelah selesai bekerja dengan komputer sebaiknya komputer segera dimatikan untuk menghemat penggunaan listrik. Sebelum komputer dimatikan pertama semua program harus ditutup. Sebelum menutup program, dokumen yang terbuka sebaiknya ditutup terlebih dahulu dengan cara :

1)    Klik Office Button

2)    Klik Close

Setelah dokumen tertutup barulah program ditutup. Untuk menutup program Excel langkah-langkahnya adalah :

1)    Klik Office Button

2)    Exit Excel

d.       Membuka Dokumen Lama
Dalam bekerja membuat dokumen ada kalanya kita memperbaharui data yang telah kita buat. Untuk membuka dokumen yang kita simpan sebelum memperbaharui caranya :

1)     Klik Office Button

2)     Klik Open

3)     Pilih lokasi dokumen yang disimpan pada pilihan Look in

4)     Pilih dokumen yang akan dibuka

5)      Klik tombol Open.

22.   Menu Formatting

a.         Mengatur Font
Jenis huruf dan ukuran huruf dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan. Pengaturan huruf terdapat pada ribbon Font menu Home.
Untuk mengganti jenis huruf aktifkan sell yang akan diganti hurufnya – klik pilihan pada kotak Font.
Sedangkan untuk mengganti ukuran huruf dengan cara aktifkan sell – klik pilihan pada kotak Font size.
Selain jenis dan ukuran huruf, kita juga dapat mengatur cetakkan huruf dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Excel seperti :

1)    Ikon Bold untuk membuat cetakan Tebal.

2)    Ikon Italic untuk membuat cetakan miring

3)    Ikon Underline untuk membuat cetakan Garis Bawah Untuk menggunakan aktifkan sell kemudian klik ikon pengaturan cetakan huruf Bold, Italic atau Underline.

b.         Mengatur Teks dan Paragraf
Letak data pada sell dapat kita atur supaya dokumen lebih rapi. Pengaturan penempatan data dan paragraf terdapat pada ribbon Alignment menu Home.
Untuk mengatur Text pertama kalian aktifkan sell yang akan diatur kemudian aktifkan ikon pengaturan text dengan cara klik ikon.

1)    Top Align mengatur teks berada di atas.

2)    Middle Align mengatur teks berada di tengah.

3)     Button Align mengatur teks berada di bawah.
Selain mengatur letak teks pada sell terdapat juga pengaturan paragraf. Untuk menggunakan ikon pengaturan paragraf caranya sama ketika menggunakan ikon pengaturan teks, yaitu mengaktifkan sell kemudian mengaktifkan ikon dengan cara klik mouse.
1). Align Text Left mengatur paragraf rata kiri.
2). Center mengatur paragraf rata tengah.
3). Align Text Right mengatur paragraf rata kanan.

c.          Cut, Paste, dan Copy
Cut digunakan untuk memindahkan data dari satu sell ke sell yang lain. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon Cut pada menu Home.
Contoh untuk memindahkan data pada sell A1 caranya :
1). Aktifkan sell A1
2). Klik ikon Cut
Paste digunakan untuk menampilkan data setelah di Cut atau di Copy. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi sell di mana data akan ditempatkan – klik ikon Paste pada menu Home.
Contoh untuk menampilkan data sell A1 yang di-Cut ke dalam sell B2 caranya :
1). Aktifkan sell B2
2). Klik ikon Paste
Copy digunakan untuk menyalin data dari suatu sel. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon copy pada menu Home.
Contoh untuk menyalin data pada sell A1 caranya :
1). Aktifkan Sell A1
2). Klik ikon Copy
Selanjutnya untuk menampilkan data salinan A1 klik ikon Paste.

33. Membuat Grafik
Data dalam suatu laporan pada program aplikasi Microsoft Excel yang telah diolah dengan berbagai fungsi matematika, statistik, dan logika seperti pada pembahasan materi sebelumnya dapat dinyatakan dalam bentuk grafik sehingga menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat menggambarkan gagasan atau menyampaikan informasi kepada orang lain dengan lebih jelas dan mudah dimengerti. Chart atau grafik merupakan tampilan data numerik (baik angka maupun hasil perhitungan rumus) dalam bentuk gambar. Tampilan tabel dalam bentuk chart akan memudahkan kita dalam membuat tafsiran, membandingkan, melihat kecenderungan dan menarik kesimpulan dari data tersebut.

Excel juga menyediakan fasilitas pemandu pembuatan grafik yang disebut chart wizard, untuk membuat grafik terlebih dulu Anda buat tabelnya. Data yang telah dibuat di lembar kerja akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan tipe grafik. Pada program Microsoft Excel terdapat banyak tipe grafik yang dapat dipilih.
Langkah-langkah untuk membuat grafik dari tabel di bawah ini adalah sebagai berikut.
Grafik merupakan visualisasi data
1. Tentukan sumber data dan blok area yang akan dibuat tabel
2. Pilih menu Insert kemudian pilih Chart atau klik ikon column sehingga tampil gambar berikut ini. Model-model Grafik
3. Tentukan tipe grafiknya pada tombol Column subtab Chart. Terdapat beberapa pilihan, di antaranya sebagai berikut.
• Column : bentuk kolom
• Bar : bentuk balok
• Line : bentuk garis
• Pie : bentuk lingkaran
• XY (scatter) : titik koordinat dan lainnya.
4. Tentukan chart styles pada kotak Chart Style untuk menentukan layout grafik. Dari pilihan ini Anda dapat mengisi judul grafik, keterangan grafik, dan tipe akses grafik secara otomatis.
5. Kemudian klik tombol Enter, sehingga muncul gambar seperti berikut. Pengaturan Tampilan Grafik

1. Mengatur Format Grafik
Anda dapat melakukan modifikasi lagi, jika hasilnya dirasakan kurang memuas-kan, misalnya warna grafiknya, legendanya, letak judul sumbu Xnya, maupun judul grafiknya serta pengubahan fontnya. Cara untuk mengatur format tampilan grafik adalah sebagai berikut.

Aktifkanlah grafik dengan cara klik pada area grafik, Anda akan mendapatkan Tab Format secara otomatis pada baris Tab seperti berikut.

Tab Format Grafik
a. Chart Area : Digunakan untuk menyeleksi area grafik yang akan dimodifikasi
b. Format Selection : Untuk mengatur format pada area grafik (khususnya bingkai grafik) yang dipilih
c. Reset to match style :Mengembalikan/menghilangkan format ke semula
Shape Style : Untuk membuat/memodifikasi bingkai grafik
WordArt Style : Untuk membuat dan memodifikasi teks pada grafik dengan format huruf indah (WordArt), sekaligus dengan pewarnaannya
Arrange : Untuk mengatur tata letak grafik
Size : Untuk mengatur ukuran grafik dalam dokumen
Dari masing-masing subtab tersebut Anda dapat memodifikasi grafik sesuai selera Anda. Perhatikan grafik berikut sebagai Hasil Modifikasi Membuat Grafik

2. Menempatkan Grafik
Grafik yang telah dibuat, terkadang akan ditempatkan tidak dalam satu dokumen Excel. Grafik tersebut juga dapat ditempatkan ke dalam dokumen Word. Untuk membantu meletakkan grafik ke dalam dokumen tertentu, Excel 2007 dilengkapi fasilitas tersebut di dalam tab Design, yaitu subtab Location dengan icon Move Chart.

Pada saat Anda mengklik tombol Move Chart akan muncul kotak dialog sebagai berikut.
• New sheet: pilihlah opsi ini untuk menempatkan grafik dalam worksheet baru.
• Object In: pilihlah opsi ini untuk menempatkan grafik sebagai objek dalam worksheet yang sudah ada dan tentukan nama worksheetnya dalam menu pop-up.
• Klik tombol OK untuk menerapkan pembuatan grafik.

4.   Menyisipkan Gambar

Modifikasi dokumen Excel bertujuan untuk memberikan ilustrasi dan memperindah dokumen. Dalam memodifikasi suatu dokumen lembar kerja antara lain dengan menambahkan atau menyisipkan gambar maupun teks artistik, sehingga hasil akhirnya akan menjadikan dokumen yang tampak hidup.
Program Microsoft Excel telah menyediakan beberapa jenis gambar di antaranya adalah gambar jenis vektor (gambar kurva, garis), jenis gambar bitmap (jenis foto yang telah disimpan dalam hardisk), jenis gambar clip art. Kesemuanya dapat diakses melalui perintah berikut.

a.       Klik menu Insert, kemudian pilih Picture. Perhatikan gambar berikut. Keterangan
Picture : digunakan untuk memasukkan gambar
Clip Art : digunakan untuk memasukkan gambar Clip Art standar dari Windows
Shapes : digunakan untuk membuat gambar sederhana 2 dimensi
Smartart : digunakan untuk memasukkan atau membuat diagram

b.       Klik salah satu gambar yang akan disisipkan, kemudian klik Insert.

c.        Setelah gambar tercopy dalam dokumen lembar kerja, aturlah tata letaknya.

5.   Menyisipkan Teks Indah (WordArt)
Gaya tulisan dalam Excel dapat dimodifikasi sehingga tampak lebih menarik. Teks indah dapat dibuat melalui fasilitas WordArt. WordArt merupakan tulisan artistik yang dapat Anda lakukan dengan klik ikon WordArt pada tab Insert, kemudian pilih subtab Text. Klik pada salah satu pilihan model yang diinginkan. Ketikkan teks yang diinginkan